Як впливати на response rate? …

Response rates - частка відповівших у дослідженнях та опитуваннях, являє собою число людей, які надали достовірні відповіді на мінімально необхідну кількість питань, поділене на число людей у вибірці.

Response rates або рівень залученості співробітників в опитування, самі по собі вже є мірою залученості.

Виходячи з визначення, формуємо необхідний мінімум:

1. Співробітники повинні знати про проведення опитування. Чим більше розмір компанії, тим більше каналів комунікації необхідно задіяти. Важливо розміщувати в них відповідну інформацію. (Якщо вам цікаво як сформувати матрицю комунікацій, напишіть запит на lysak@qwaybe.com і отримаєте шаблон по інформуванню співробітників про опитування)

2. Співробітникам має бути технічно зручно відповідати на питання. Це передбачає, що вони можуть відповідати на питання анкети не тільки з робочого комп'ютера, але і в смартфоні. Для співробітників виробництв організований доступ до ПК, наприклад в навчальних класах.

3. Як опитування, так і його результати повинні бути актуальні для співробітників і менеджерів. Якщо працівники не відчувають себе частиною процесу, існує висока ймовірність того, що вони або проігнорують опитування, або не будуть залучатися до роботи по його результатам.

4. Важливо не скільки співробітників спробували приєднатися до опитування, а по якій кількості співробітників ви отримали достовірні відповіді на всі обов'язкові питання. Частина відповідей може бути відсіяні, як недостовірні. А причин може бути кілька, найбільш поширені:

5. Один з кращих спосіб впливати на response rates - це ефективно інформувати респондентів про те, що респонденти виграють від участі в опитуванні. Іншими словами, чи можуть кожна з категорій-менеджери, вище керівництво, HR і рядовий співробітник відповісти на питання «Що для мене значить участь в опитуванні?» і "половина битви" за високий response rates вже виграна!
Співробітники повинні знати і розуміти НАВІЩО їм ділитися з компанією своєю думкою про свою роботу, менеджменті, орг. процесах і інших аспектах робіт в компанії.
А саме - "Для того щоб сприяти та впливати на зміни, що відбуваються в компанії і фокусувати зусилля на створенні середовища в якій співробітники будуть продуктивні". Співробітники які відчувають причетність до досягнень компанії, є більш залученими.

6. Лідери бізнесу повинні фокусувати співробітників на ключових змінах, зроблених в результаті минулих опитувань. Якщо можливо, менеджери повинні зв'язати результати минулих опитувань з позитивними результатами бізнесу, такими як більш високі показники продажів, закриття позицій внутрішнім резервом, або меншу кількість порушень ТБ. Цей підхід дає співробітникам приклади того, як участь в опитуванні може поліпшити аспекти роботи, які для них важливі.
У середньостроковій і довгостроковій перспективі кращий спосіб підвищити рівень залученості в опитування - це швидко і відкрито ділитися результатами і демонструвати справжній намір внести практичні зміни - ті, хто не відповів на цей раз, можуть просто бути готові приєднатися наступного разу.

Чи є гарним показником 100% участі в опитуванні персоналу?

У цьому році у нас був один досить великий Клієнт в одному з підрозділів якого ми отримали 100% участь співробітників (800+ чоловік) і дуже низький рівень залученості. (Рік тому, коли компанія проводила опитування самостійно і не могла гарантувати повну анонімність відповідей, в результаті мали і високий рівень залученості і дуже завищені бали з решти питань. :) - але чи було це реальністю? )
Фактично, 100% -ва частка участі може бути поганою ознакою і зазвичай супроводжується в коментарях про примус до заповнення і великою кількістю пропущених або безглуздих відповідей (наприклад, всі «повністю згодні» або «категорично не згодні»).

Таким чином, наявність абсолютного 100% відгуку може корелювати з даними більш низької якості. Така ситуація зазвичай характерна для компаній, які тільки починають системно збирати зворотний зв'язок від співробітників.
Але ніхто ж не буде сперечатися, що якість даних має бути в фокусі уваги, а не їх кількість!

Що таке хороший рівень участі?

У невеликих компаніях або командах (<50) ми повинні прагнути до більш високого значення, можливо, 90-95%, в компаніях від 200 до 500 співробітників - 85% це хороший мінімальний критерій, що дозволяє нам почути в середньому 4 з 5 чоловік. Перейшовши до більш великим компаніям, статистично достатнім буде і менший % достовірних відповідей.

Цифри вище - орієнтовні. Є цілий ряд факторів які також можуть впливати на рівень залученості персоналу в опитування:

Цікаве спостереження. Якщо аналізувати як змінюється рівень залученості в часі для голосування по днях, то можна відстежити зміну рівня залученості по днях і активність респондентів по днях:

Цьому є логічне пояснення. У перші дні заповнюють активно залучені і активно втягнуті, ті хто хочуть допомогти компанії змінюватися і активно в це залучені і ті хто вкрай негативно налаштований. І показник перших днів може змінюватися від компанії до компанії залежно від балансу перших і других, але крива змін в наступні дні практично у всіх компаній однакова.

Подальший тиждень заповнюють "середнячки". А ось до кінця дослідження, після 105 нагадування підтягуються майже "не залучені", які може і промовчали б, але раз HR так наполегливо :) просить заповнити, то і висловлюють свою думку - зазвичай нижче середнього показника. Ви можете дотиснути показник RR, але при цьому загальний рівень залученості у вас швидше за все знизиться. Що для вас важливіше вирішувати вам;)

Дискусії після опитування повинні бути зосереджені на ключових результатах і діях, а не на аргументах про те, чи досягла організація відповідей 78% або 79%.

Поки кількість відповідей дає статистично репрезентативну і надійну вибірку на достатніх рівнях компанії, це повинно бути все необхідне обговорення. Найчастіше це може бути надиво мала частина населення.